¿Cómo optimizar tus rutas de reparto?

¿Quién no se ha hecho alguna vez esta pregunta?

Si eres empresario y te dedicas al sector del transporte, te habrás preguntado más de una vez cómo optimizar tus rutas de reparto para ahorrar costes.

Planificar bien las rutas de transporte es vital para realizar una correcta (y eficiente) distribución de los productos de tus clientes. El sector logístico aguarda elevados costes que todas las empresas deben soportar sea cual sea su posición en la cadena de distribución. Desde el fabricante, pasando por el almacén, distribuidor o mayorista hasta llegar al consumidor o tienda retail.

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¿Qué tan importante es optimizar las rutas de reparto? Si los costes (fijos o variables) se elevan, ya sabemos quién pagará por ello: su producto. En consecuencia, el consumidor final deberá pagar más por adquirir el producto o servicio.

¿Tiene almacén propio? No importa, los costes siguen siendo un factor sensible. Incluso un almacén alquilado puede suponer un elevado coste si no se administra correctamente con una buena planificación en las llegadas y salidas de mercancía.

Como optimizar rutas de transporte

Si es tan importante planificar bien las rutas de transporte… ¿Por qué motivo no se le dedica un mayor esfuerzo?

La respuesta es fácil: debido a su complejidad. La planificación de rutas afecta a absolutamente todos los procesos. En algunos casos, se podría llegar a pensar que planificar una ruta se basa en controlar todo aquello que sucede desde que sale el camión, hasta que llega a su destino. Nada más lejos de la realidad.

Para optimizar una ruta de transporte se debe estudiar todo el proceso logístico, iniciándose en la fabricación del producto, el embalaje, la conservación, el envío, la recepción y su venta final.

Es de vital importancia conocer todo el proceso y qué variables afectan (o pueden afectar) a dicho proceso. Un pedido que no cumpla las condiciones de entrega como el tiempo, las condiciones de transporte, o los trámites legales pertinentes generará una pérdida económica segura.

No solo a corto plazo, si no también a largo plazo al verse afectada su imagen de marca. El consumidor no confiará en su marca, y por lo tanto, no repetirá. ¡Qué fácil es perder un cliente!

La importancia del software logístico

Por ejemplo, los almacenes más avanzados (como los de Amazon) ya cuentan con algoritmos para optimización de rutas que predicen los posibles pedidos y se anticipan al propio consumidor. De esta manera, preparan los envíos con la máxima eficiencia… ¡Antes de que el cliente haya comprado!

El big data y la inteligencia artificial, así como la inteligencia de negocio (business intelligence) han cambiado las reglas del juevo. ¿Sorprendido? Aún hay más!

La expedición del producto se carga en la furgoneta en función de su ruta de entrega. La mercancía del fondo será la última en entregarse y la más accesible, la primera. ¿Tiene sentido, no? Pues existen muchos repartidores que buscan manualmente los paquetes en el fondo de su furgoneta por la falta de planificación.

planificar las rutas desde la oficina
El análisis, cálculo y optimización de rutas de transporte es vital para tu logística.

Utilizar un planificador de rutas de reparto no es opcional. En un mundo donde las ventas por internet cada vez son más habituales y las evaluaciones de los usuarios mandan, no puedes planificar al azar.

Operadores logísticos, distribuidores e incluso fabricantes arman toda su estrategia anticipándose a los sucesos. Además, una mala praxis de una de las partes afecta negativamente a la otra. Si vendemos menos, movemos menos mercancía. Ambas partes pierden.

Después de esta larga introducción… ¿Cómo podemos optimizar las rutas de reparto?

1 – Conocer y analizar los recursos disponibles

Todo proceso logístico está formado por múltiples recursos. Algunos están bajo nuestro control (materiales y humanos) y otros no. Igualmente, un suceso imprevisible debe ser contemplado. La empresa ha de adoptar una estrategia pro activa y no reactiva, y disponer siempre de un plan B…

Para realizar todo esto necesitamos información detallada de nuestros recursos. ¿Cómo la consigo? A través de un exhaustivo análisis. En TCOS lo hacemos a través de nuestro software, y el algoritmo calcula las variables ofreciéndonos un resultado. ¿Se puede hacer a mano? Se puede, pero… el tiempo es dinero 😉

Recursos humanos

  • Número de trabajadores
  • Tipo de contrato laboral (horas, condiciones…)
  • Gestión de turnos
  • Limitaciones del convenio colectivo
  • Estado de los carnés de conducir

Vehículos

  • Número de vehículos
  • Características físicas (peso, volumen, dimensiones…)
  • Disponibilidad (revisiones periódicas…)
  • Propiedad de la flota (compra, renting, leasing…)
  • Condiciones especiales (temperatura, delicado…)

Carreteras y autopistas

  • Tipología (autopista, autovía, carretera…)
  • Distancias en kilómetros entre punto A y B
  • Topografía (fuertes pendientes…)
  • Limitaciones de acceso
  • Peajes y viñetas
  • Condiciones climáticas

Tipo de carga

  • Unidades (o por peso)
  • Volumen parcial o total
  • Condiciones atmosféricas
  • Necesidad de trazabilidad
  • Fragilidad

Por ejemplo, la tipología de vehículo va muy relacionada con la hora o ruta del envío, ya que puede tener limitado su paso por ciertas carreteras.

Por ejemplo, en España los camiones y trailers deben circular por la autopista, no por la carretera Nacional N-II. Esto conlleva unos costes asociados más elevados (peajes) pero más bajos en consumo de gasoil (menos consumo y distancia).

El destino también es importante. Existen grandes diferencias en entregar un pedido en el centro de la ciudad o en un polígono industrial. Este último tendrá mejores accesos y no habrá limitaciones para la entrada de camiones. Si hay que entregar un bulto grande en una calle de difícil acceso, será necesario solicitar un permiso especial al Ayuntamiento o descargar en otro lugar.

2 – Establecer una política de optimización

Una empresa que desea optimizar las rutas de transporte tiene un objetivo: reducir los costes sin alterar la calidad de su producto o servicio. Un detalle obvio, porque de no ser así, la reducción de costes sería una tarea mucho más fácil. Si la calidad baja, se pierde competitividad y la competencia pisaría el acelerador.

¿Qué política de optimización debe establecerse?  ¿Reducir costes o mejorar el servicio sin alterarlos? Ambos casos tienen un objetivo común: aumentar los ingresos, pero por vías diferentes.

Además, existen otros muchos factores que pueden afectar a nuestra política de optimización como hemos visto en el punto anterior.

  • Política de envíos y devoluciones (rígida, flexible, mixta…)
  • Localización y propiedad de los almacenes
  • Política de distribución mediante furgonetas, camiones o tráilers de alta capacidad
  • Propiedad de los vehículos: de compra, mixtos o alquilados. Esto hará variar los costes de mantenimiento.

Por ejemplo, la política que deberá adoptar una empresa que mueve grandes volúmenes de palés será muy diferente de la que tiene un tejido más minorista. El primero hará envíos a grandes almacenes mediante flotas y descargará toda la mercancía de golpe. El segundo, utilizará furgonetas para acceder a clientes más pequeños ubicados en centros urbanos.

Cada vez más las ciudades acotan unos tiempos de acceso y habilitan aparcamiento específico para repartidores. Por lo tanto, la disposición de espacios de cada ciudad puede hacer variar de manera significativa los tiempos de entrega

Si un transportista no tiene una parada habilitada cerca de su destino, deberá cargar la mercancía con una carreta. Esto tiene implicaciones en el tiempo y aumenta el peligro de dañar el material.

¿Cómo tener en cuenta todos estos detalles? Con información y un software para optimización de rutas y análisis de recursos como TCOS.

3 – Optimización de cargas y entregas

¿Quién no la aplica en su día a día? En una mudanza, realizamos varios viajes del punto A al punto B, e intentamos transportar el máximo de objetos en cada uno de ellos. ¿Qué estamos haciendo? Optimizar nuestros viajes.

Cuanta más carga soporte nuestro vehículo, menos viajes realizaremos y su coste (en tiempo, gasolina y desgaste) disminuirá.
Por lo tanto, programar la carga es imprescindible para optimizar las rutas de los repartidores. Además hay que tener en cuenta ciertas variables que afectan dicha programación:

  • El peso y volumen que pueden soportar las furgonetas
  • La distancia recorrida por vehículo (según la ruta)
  • La variabilidad del número de pedidos (según el volumen de venta)
  • El número máximo de rutas que pueden realizarse (límite de tiempo)

4 – La importancia de la entrega final

Ya tenemos las furgonetas cargadas y no excedemos su capacidad. Hemos hecho nuestros cálculos y estamos preparados para entregar los pedidos. ¿Hemos calculado el tiempo de descarga y comprobación por parte del cliente? ¡Ups!

El tiempo de descarga puede variar mucho en función del cliente, y sobretodo, de lo pactado a nivel contractual. Por ejemplo, el sector tecnológico querrá comprobar los Part Number (PN) de cada producto, ya que un mismo producto puede tener muchas variables (color, memoria, versión…).

Esto implica abrir cajas y realizar el conteo mediante una pistola de almacén o de manera manual.

como optimizar rutas de distribución fácilmente

Por otra parte, el sector de la hostelería comprobará otras variables (estado del alimento, sello de garantía, fecha de caducidad…) y querrá que el producto se descargue en un sitio concreto en sus instalaciones (almacén, cámara frigorífica, vinoteca…)

¿Cómo podemos gestionarlo? La experiencia y el cálculo de datos mediante sensores nos facilitará mucho la tarea, hasta el punto de poder optimizar al máximo y encontrar un equilibrio entre capacidad del vehículo, tiempo de descarga, y vuelta.

Todo como siempre, cumpliendo con lo acordado a nivel legal y manteniendo los estándares de calidad.

5 – El tiempo como factor más crítico

El tiempo es posiblemente uno de los puntos más críticos en la optimización y planificación de rutas de reparto. Como hemos visto, todos los factores mencionados impactan de manera directa al tiempo. Para el consumidor final (sea un negocio B2B o B2C) disponer del tiempo de entrega es prioritario porque él también necesita organizar su tiempo.

¿Qué factores tienen más relevancia sobre el tiempo de entrega?

  • Tiempos de carga y descarga (origen y destino)
  • Tipo de vía (estado, velocidad máxima permitida…)
  • Condiciones contractuales acordadas con el cliente
  • Tipología de vehículo

6 – Confeccionando la mejor rutas de transporte

A nivel teórico existen varios modelos de rutas, aunque a la práctica las empresas acaban desarrollando un “mix”. Lo más importante es encontrar el equilibrio entre tiempo y costes, lo que nos lleva otra vez al concepto de eficiencia. El tipo de empresa y el producto o servicio que ofrece puede condicionar mucho la ruta. Pongamos dos ejemplos:

  • Un repartidor del sector HORECA: Tendrá un 60% de rutas fijas y un 40% de variables.
  • Un repartidor de AUTOMOCIÓN: Tendrá un 70% de rutas variables y un 30% de fijas

calcular ruta de reparto

¿Motivos? Los talleres no pueden tener todas las piezas de todos los modelos y marcas que existen. Y tampoco pueden saber qué tipo de avería le entrará. Por lo tanto, el transporte de este tipo de mercancías precisa de furgonetas más pequeñas, con mayor capacidad de reacción y capilaridad.

7 – Utilizar un software de optimización de rutas

Utilizar papel y boli o archivos Excel para planificar las rutas de reparto es una opción, pero ni de lejos es la mejor y la más eficiente. Existen muchos programas informáticos para optimizar las rutas de reparto y su uso está cada vez más extendido.

Un ERP logístico permite centralizar e informatizar toda la empresa en una misma solución.

Un software de optimización de rutas como TCOS permite una reducción de costes del 15 al 30%. Una vez introducidas todas las variables y los recursos disponibles, el programa realiza los cálculos pertinentes y resuelve la planificación con todo tipo de detalles. De esta manera se minimizan errores humanos, las llamadas a la oficina y las tareas administrativas.

Notificaciones para gestionar rutas de transporte

Notificaciones en tiempo real

El software de optimización de rutas TCOS permite enviar en tiempo real notificaciones a los chóferes. Por ejemplo, si un cliente ha anulado un pedido, el transportista recibe la anulación al momento y el programa realiza un recalculado de ruta. También nos proporciona una rápida respuesta ante un corte de carretera o una avería mecánica.

La conexión entre la central (base) y el vehículo de reparto es constante gracias a la aplicación TCOS Mobile, donde el empleado solo debe seguir las instrucciones marcadas en el mapa GPS.

Gestión de turnos y descansos

TCOS ERP también permite gestionar turnos de relevo y calcular los tiempos de conducción. De esta manera, los conductores siempre cumplen estrictamente con los tiempos de descanso y las planificaciones mensuales son más fáciles. El departamento de recursos humanos (RRHH) y el responsable de logística tienen un mayor control sobre su actividad.

Ahora ya sabes que es la optimización de rutas de transporte y cómo puedes mejorar le economía de tu empresa de transportes. ¿Sigues con dudas? Contacta con nosotros o comenta esta entrada 🙂

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